[일잘러] 직장 상사에게 질문하는 방법 (질문해야할것, 질문하지 말아야 할것)

  안녕하세요. 터미널입니다. 

 

  오늘부터 직장에서 일 잘하는 직원, 일잘러에 대한 이야기를 시작해 볼까 합니다. 많은 경우,  사원으로 사회생활을 시작할 텐데요, 그 첫번째, 직장 상사에게 질문하는 방법에 대한 이야기를 시작해 볼까 합니다. 

 

  입사를 하신 분이라면, 우선 입사를 축하드립니다. (취업이라는 어려운 관문을 통과 하셨으니까요 ^^;) 그러나, 입사의 기쁨도 잠시, 무슨일을 하는지도 모르는체 실무에 투입되는 경우가 다반사 입니다. 그러다 보니 모르는 것이 많아서 직속 상사 (어떤 기업에서는 선배라고 부르기도 합니다.) 질문을 하게 되죠. 그런데, 모르면 물어보라고 해놓고, 모르는 걸 물어보면 그걸 왜 나한테 물어보냐는 대답을 듣기 일쑤였습니다. 또, 질문하지 않은체 일을 하면 모르면 물어봐야지 왜 묻지도 않고 일을 하냐고 합니다.

 

  직장상사에게 질문, 도대체 어떤걸 하고 어떻게 해야할까요?

 

신입직원이 직장 상사에게 질문했을 때 반응하는 두가지 유형. (대체 물어보라는거야 말라는거야 -_-)

 

0. 사회 초년생의 마인드셋 - I'm professional!

직장 상사보다 더 전문적인 사람이어야 직장 상사와 좋은 관계를 유지할 수 있습니다.

 

  지도교수님께서 지나가는 말로, '학교는 돈을 내고 다니는 곳이고,  회사는 돈을 받고 다니는 곳이다.'라는 말씀을 하신적이 있습니다. 당시에는 당연한 말씀을 왜 하는지 이해를 하지 못했습니다. 그런데 사회생활을 조금해봤더니, 저 말이 의미하는 것이 무엇인지 뼈저리게 깨달았습니다. 바로, 돈을 받은쪽은 그에 상응하는 서비스 (또는 일)을 해야한다는 것이죠. 이른바 '밥값'이라는 것을 해야한다는 것입니다.  

 

  그럼, 밥값이라는건 무엇을 의미하는걸까요? 네, 그렇습니다. 주어진 위치에서 주어진 역할을 충실히 해내야 한다는 것이지요. 직장상사가 A라는 업무를 지시하면, A라는 업무를 '완벽하게' 해 내야 한다는 것입니다. 돈 (급여)을 받는 다면, 그에 상응하는 결과를 내야합니다. 그것도 완벽하게요. 그래서, 사원이라고 하더라도, 전문가가 되어야 합니다. '나는 이 일에 대한 전문가다.' 라는 마인드를 가지고 완벽하게 일을 해낸다면, 직장상사에게 이쁨을 받고싶지 않아도 이쁨을 받게 될 것입니다. 

 

  그런데, 처음부터 잘 할 수 있을까요? 아마도 쉽지 않겠죠? 그래서, 직장 상사에게 질문을 통해서 해당 업무를 완성시켜야 합니다. 

 

 

1. 직장상사에게 질문해야 하는 것

1.1 6하원칙중 언제와 왜

좋은 질문은 직장상사를 춤추게(?) 합니다.

 

  대부분의 직장 상사들은 바쁘기 때문에 함축적인 지시를 하는 경우가 많습니다. 예를 들면, 'B사원, 스마트폰 시장 조사 정리해서 나에게 줘.' 같은 것들이죠. 이 때 가장 중요한 것이 직장상사의 의도를 파악하는 것입니다. 의도가 명확하게 파악되지 않았다면, 질문을 통해 그 의도를 파악해야 합니다. 저는 직상상사의 의도를 파악하기 위해 6하원칙을 사용합니다. 

 

• Who (누가): 이 일은 누가 하는가? 또는 이 일은 누구와 하는가? (나 혼자? 동료와 함께? 아니면 고객과 함께?) 
• When (언제): 이 일은 언제까지 달성되어야 하는가? (해당 내용이 빠져 있다면 질문해야 합니다.)
• Where (어디서): 이 일은 어디서 진행되어야 하는가? 사무실에서? 아니면 현장에서?
• What (무엇을): 이 일은 무엇을 하는 것인가? (보통은 직장 상사가 알려줍니다.)
• How (어떻게): 이 일은 어떻게 해야하는가? (보통은 알아서 해야하는 경우가 많습니다. 그런데, How를 물어보면 나한테 왜 물어봐! 라는 답변을 듣기 쉽습니다.)
• Why (왜): 이 일은 왜 해야하는가? (업무를 받는 사람이 왜 하는지 모른다면 질문해야 합니다.)

  위에 붉은색으로 표시한 바와 같이 언제와, 왜는 상당히 중요하므로 반드시 숙지하고 있어야 합니다. 왜 하는지 모른다면 직장상사의 의도를 파악하지 못하므로 직장상사가 원하는 결과를 낼 수 없고, 언제까지 해야하는지 모른다면 여태 이 일을 하고 있냐는 말을 듣기 쉽습니다. 

 

  직상상사의 의도를 파악하기 위해 '왜(why)'를 질문해야 하는데, 사실 이 부분은 조심스럽게 질문해야합니다. '이거 왜 해요?'라고 물어보면 '(이 일은 내가 할 일이 아닌데) 내가 이 일을 왜 해야하는지 모르겠다.' 라고 들릴 수 있기 때문이죠. 

 

  이럴 때 저는 '제가 이해하기로는 ~~~ 인데, 제가 이해한 것이 맞는지 모르겠습니다.'라고 이야기 합니다. 제가 이해 한 것이 맞다면 상사가 맞다고 이야기를 할 것이고, 잘못 이해한 부분이 있다면 바로 잡아 주겠죠.

 

  만약, 이 과정이 생략된 상태로 업무를 시작하고, 기한이 다가왔는데, 직장 상사의 의도대로 일이 진행되지 않았다면 '나한테 왜 안물어봤어!' 라는 말을 아마도 높은 확률로 듣게 될 겁니다.  

 

  한가지 팁을 드리면,  기한이 끝나기 전에 지시한 업무와 관련하여 최소 2회 보고 (진행사항 중간 보고 1회, 진행완료 보고 1회)하시는 것을 추천드립니다. 

 

1.2. 어찌 합니까아~ 어떻게에 할까요오~ (부제: 무엇을 선택하시겠습니까?)

  대부분의 직장인들은 직장상사로부터 업무지시를 받습니다. 그런데, 많은 경우에 있어서 업무의 덩어리를 지시받게되고, 업무처리에 있어 자신의 결정 권한을 넘어서게 되는 일들도 발생하게 됩니다. 예를 들어 직장 상가가 "우리팀 자료 보관 방법을 보름뒤 까지 만들어 와봐. " 라고 지시 했다면, 기한 내에 자료 보관 방법을 가져가야 겠죠. 

 

  문제는 자료를 보관할 수 있는 다양한 방법이 존재한다는 것입니다. 자료를 서고에 보관하는 방법도 있고, PC에 보관하는 방법도 있고, 자료 저장서버를 만들거나, 클라우드에 보관하는 방법도 있을 수 있습니다. 저는 이 때 각 방법의 장단점을 정리하고 개인적인 의견까지 정리합니다. 

 

연번	자료 보관 방법	장점	단점	비고
1	서고에 정리	가장 확실한 기록 보관 방법	많은 물리적 공간 차지 (높은 공간 비용) 검색이 용이하지 않음
2	개인 PC에 보관	최소 비용 (추가 비용 미발생) 검색 용이 (중간수준)	팀원간 자료 공유에 불리 여러 PC에 중복자료 존재 가능성 내재 담당자 부재시 자료 접근에 불리
3	자료 저장 서버 또는 NAS	검색 용이 중앙 집중식 자료 보관 가능	자료 보관용 기기 구매 비용 발생 (숙련된) 관리자 필요 네트워크 속도에 영향을 받음
4	클라우드 보관	검색용이 파일 손상 최소화 인터넷 연결시 어디서나 자료 접근 가능 실시간 온라인 협업 가능	기밀자료 유출 가능성 내재 월별 비용 발생 (가장 고비용)

 "현재 저희 팀은 4명으로 구성되어 있고, 구성원간 자료를 공유해야하는 일이 많고, 보안성 자료를 많이 다루는 관계로, 외부망 접속을 제한하는 형태로 NAS를 운영하면 좋을 것으로 생각되나, 비용이 발생한다는 점에서 해당 안을 제안해 드리기 조심스럽습니다. 자료 보관 방법에 있어 핵심가치 (보안성, 자료검색 효율성, 비용 등) 를 알려주신다면 핵심 가치를 기준으로 적절한 안을 다시 제안 드리겠습니다." 

 

  열길 물속은 알아도 한길 사람속은 모른다는 속담이 있지요. 직장 상사의 의중을 모른다면, 이 역시 직장상사에게 물어봐야합니다. 일은 내가 하지만, 책임은 직장 상사가 지는 것이니까요. 직장 상사를 나의 고객이라고 생각하고, 고객이 원하는 대로 일을 진행시킨다. 라고 생각하는 것도 괜찮을 듯 합니다. 

 

  아울러 위의 예시 - '우리팀 자료 보관 방법을 보름뒤 까지 만들어 와봐' 에서 위 안을 언제 즈음 보내는 것이 좋을까요? 가급적 빨리 보내는 것이 좋습니다. 보름의 기간을 주었다면 늦어도 일주일 이내에는 위와 같이 정리해서 어떤 안으로 할지 결정해 달라고 질문하고, 여기에 피드백을 받아 선정된 안에 대해서 자세히 준비하는 것이 좋습니다. 위 안을 지시 마지막날 보내게 된다면, "마감이 다되도록 여태 안물어 보고 뭐했어?"라는 말을 들을지도 모릅니다. 

 

1.3. 뭐를 먼저 해야하나요? (업무의 우선순위 설정)

  직장에서 한 사람이 하나의 업무만 하는 경우는 흔치 않습니다. (생산직에 계시는 분들 중에서 하나의 업무만 하시는 분들이 계시긴 하겠네요. ;;) 그리고 기한이 걸려있는 경우가 대부분이죠. 게다가 여러명의 팀원을 관리하는 상사의 경우에는 어떤 팀원에게 무슨일을 지시했는지 기억을 잘 못하는 경우도 발생합니다.

 

  예를 들어 팀원별로 5가지 일을하고, 팀원이 5명이면 해당 팀장은 25가지일을 한꺼번에 진행하는 것입니다. ; (이정도가 되면 누구에게 무슨일을 지시했는지 기억하시는 팀장님이 대단하신겁니다. ;;)  이런 경우에는 어떤 업무가 중요한 업무인지 또는 어떤 업무를 우선으로 해야하는지 여쭈어 보는 것이 좋습니다. 업무의 우선순위를 결정 받지 않으셨다면 '이게 얼마나 중요한 일인데, 이거 안하고 뭐했어!'라는 말을 듣게 될지도 모릅니다. 

 

  또한 우선순위를 결정 받는 과정에서 마감일이 겹치는 상황도 발생할 수 있습니다. 이럴 때는 지시하신 업무들 중에 A일과 B일이 겹쳐고, 업무량을 보았을 때 둘 중 하나는 기한 내에 달성하기 어려울것 같습니다. 라고 이야기 하면 대부분의 경우에 업무를 조정해 줄 것으로 생각합니다. (다만 지시한 직장상가가 보기에 두가지 일 모두 기한내에 처리할 수 있을것으로 판단한다면 '둘 다 빨리해' 라는 답변을 들을수도 있습니다. ;;)

 

 

2. 직장상사에게 질문하지 말아야 할 것: 혼자 힘으로 알아낼 수 있는 것, 직장 상사의 업무가 아닌것

  사회초년생 중에 자신이 모르는 것은 무엇이든 직장상사가 알려줘야한다고 생각하시는 분들이 종종 있습니다. (저는 이런분들을 프린스/프린세스 라고 부릅니다. ;; ) 그러나, 직장상사도 할당된 업무를 수행하기 위해 회사를 다니는 것이지, 후임들의 질문데 답변을 하기위해 다니는 것이 아닙니다. 아래 예를 잠깐 보시죠.

 

C 후배: D 선배, 엑셀에서 이걸 저렇게 바꾸고 싶은데, 이 때 쓰는 함수가 뭔가요?

D 선배: 그걸 나한테 왜 물어봐!?!?!

 

  선배는 후배들의 ChatGPT가 아닙니다. 인터넷 검색등을 통해서 스스로 해결할 수 있는 부분까지 답변해야할 의무가 없다는 것을 아셔야 합니다. (엑셀 같은거는 직장상사와 많이 친해지면 그 때 조심스럽게 질문하시는게 좋을듯 합니다. ;; )

 

  그 다음으로는 직장상사의 업무가 아닌것은 질문하지 않는 것이 좋습니다. 예를 들면 기업 오너가 출근 했는지 여부 같은 것이죠. (하지만 직상 상사가 사장님 비서라면?)  이를 위해서는 직장상사가 어떤 업무를 하고 있는지 알 필요가 있는데, 대부분은 눈치껏 파악하셔야하는 경우가 많습니다. (제가 직장상사에게 자주 혼났던 이유죠.. 눈치가 없어서.. ㅠㅠ)

 

저는 궁굼증이 생겼을 때, 해당 업무가 직상 상사의 업무인지 아닌지 잘 모르는 경우에는 이렇게 질문합니다.

 

  '저.. ~~~를 해야하는데, 혹시 이 사안에 대해서 알고 계신 분이 있을까요?'

 

  위와 같이 질문 했을 때, 잘 모른다는 답변은 들었을 지언정 아직까지 '나한테 그걸 왜물어봐'라는 말을 들은적은 없습니다. 위 상황에서 한번 활용해 보시는 것도 좋을듯 합니다. 

 

 

 

 

 이상으로 일잘러, 직장 상사에게 질문하는 방법에 대한 이야기를 마치겠습니다. 

 

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제 글 읽어주셔서 감사드립니다. 

 

터미널 배상

 

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