[일잘러] 업무 생산성 향상을 위한 업무 우선순위 설정 방법 (아이젠하우어 메트릭스)

 

 

 안녕하세요. 터미널입니다. 

 

  오늘은 업무 생산성 향상을 위한 우선순위 설정방법: 아이젠하우어 매트릭스 (Eisenhower Matrix)에 대해 이야기 하겠습니다. 

 

1. 아이젠하우어 매트릭스 (Eisenhower matrix)?

 

  긴급-중요 매트릭스라고도 하는 아이젠하워 매트릭스는 중요도와 시급성에 따라 작업을 분류하는 데 도움이 되는 우선순위 지정 도구입니다. 이 도구는 드와이트 D. 아이젠하워 전 미국 대통령이 "나에게는 긴급한 문제와 중요한 문제 두 가지가 있다. 긴급한 것은 중요하지 않고, 중요한 것은 결코 긴급하지 않습니다."라고 말한 바 있습니다.

  매트릭스는 네 개의 사분면으로 구성됩니다.

아이젠하우어 매트릭스

1.1 중요 및 긴급(우선 처리)

  이 사분면에 있는 작업은 중요하고 즉각적인 주의가 필요합니다. 마감일이 임박했거나 목표에 매우 중요하므로 최우선 순위로 처리해야 합니다. 마감일, 긴급 상황, 우선 순위가 높은 프로젝트 등이 그 예입니다.

1.2 중요하지만 긴급하지 않음(일정) 

  이 사분면에 속하는 작업은 중요하지만 즉각적인 조치가 필요하지 않습니다. 장기적인 목표, 개인적 성장, 계획 및 예방에 기여하는 작업입니다. 이러한 작업은 나중으로 미루고 구체적인 작업 시간을 할당하세요. 예를 들면 전략 계획, 스킬 개발, 관계 구축 등이 있습니다.

1.3 중요하지는 않지만 긴급함(위임)

  이 사분면에 속하는 작업은 긴급하지만 반드시 중요한 것은 아닙니다. 방해, 방해 요소 또는 다른 사람의 요구와 관련된 경우가 많습니다. 가능하면 이러한 작업은 위임하거나 아웃소싱하여 더 중요한 업무에 시간을 할애하세요. 예를 들면 일상적인 관리 작업, 일부 이메일, 사소한 방해 등이 있습니다.

1.4 중요하지 않고 긴급하지 않음(제거)

이 사분면에 속하는 작업은 중요하지도 긴급하지도 않습니다. 가치도 거의 없고 시간만 낭비하는 활동이 될 수 있습니다. 생산성을 최적화하고 우선순위가 높은 업무에 집중하려면 이러한 작업을 최대한 피하거나 최소화하세요. 예를 들면 과도한 소셜 미디어 사용, 일부 회의, 비필수적인 검색 등이 있습니다.

 

  아이젠하워 매트릭스는 작업을 이러한 사분면으로 분류함으로써 작업을 효과적으로 식별하고 우선순위를 정하는 데 도움을 줍니다. 중요한 업무에 집중하고, 긴급한 업무를 효율적으로 관리하며, 가능하면 위임하고, 가치가 낮은 활동은 제거하거나 최소화하도록 권장합니다. 이러한 접근 방식은 생산성, 시간 관리, 전반적인 의사 결정을 개선하는 데 도움이 됩니다. 

 

 

2. 중요도 및 긴급성 순위 설정 (개인적 기준)

 

  사실 아이젠하우어 매트릭스에 따라서 업무 우선순위를 정한다는 것은 쉽게 생각할 수 있습니다. "중요하고 긴급한 일을 먼저 처리한다." (말은 언제나 쉽죠 ;; ) 사실 아이젠하우어 매트릭스보다는, 어떤 기준으로 중요도와 긴급성을 결정하는지가 더 중요하지 않을까 싶습니다. 

 

   아래는 제가 개인적으로 생각하는 중요도의 순서와 긴급성의  순서입니다. 하기 예시를 참고하셔서 중요도 또는 긴급성의 순서를 조정하거나, 원하시는 기준을 넣으실 수 있습니다.

 

중요도를 판단하는 기준 (중요도 순서)

1. 장기 목표 또는 전략적 목표와의 연계성.
2. 수익 또는 재무 결과에 미치는 영향.
3. 고객 만족도 또는 고객 유지에 대한 기여도.
4. 핵심 가치 또는 회사 사명과의 일치.
5. 팀 생산성 또는 협업에 미치는 영향.
6. 법적 또는 규제 요건 준수.
7. 개인적 또는 직업적 성장에 미치는 영향.
8. 주요 이해관계자 또는 의사 결정권자와의 관련성.
9. 혁신 또는 프로세스 개선 가능성.
10. 개인적 가치관 또는 커리어 포부와 일치. 

 

긴급성을 판단하는 기준 (긴급성 순서)

1. 외부 당사자가 정한 임박한 마감일.
2. 성장 또는 발전을 위한 시간에 민감한 기회.
3. 지연될 경우 부정적인 결과가 발생할 가능성.
4. 프로젝트 종속성에 따른 시간 제약.
5. 즉각적인 영향을 미치는 고객 또는 클라이언트의 요구.
6. 즉각적인 주의가 필요한 중대한 문제 또는 긴급 상황.
7. 진행 또는 의사 결정을 방해하는 보류 중인 의사 결정.
8. 시간에 민감한 커뮤니케이션 또는 피드백이 필요한 경우.
9. 가용성 또는 리소스가 제한된 시간에 민감한 작업.
10. 다른 사람의 업무에 영향을 미치는 시간에 민감한 작업.

 

3. To-do list 작성

 

  사실 아이젠하우어 매트릭스를 이용하여 업무의 우선순위를 결정하기 위해서는 어떤 업무들이 있는지 정리할 필요가 있습니다. 무엇을 해야하는지를 적는 것이 바로 To-do list 입니다. 그냥 무엇을 해야하는지 업무의 난이도, 중요성, 시급성에 관계없이 우선은 가급적 모두 적으면 됩니다. 해야할 일들을 적고나서, 자신의 중요도 및 긴급성 기준에 따라서 구분하시면 될 듯 합니다. 

 

 

4. 업무 우선순위와 관련된 팁: 본인의 업무 및 스케줄을 가급적 기억하세요. 

 

  업무 우선순위를 정하고 업무를 진행하다보면 다른 업무들이 끼어들기 마련입니다. (살면서 업무가 끼어들지 않은 적이 없었던것 같네요. ;;) 그리고 보통은 직장 상사로부터 업무가 지시되게 되죠. 그런데, 대부분의 업무는 본인이 스스로 만들어낸 업무보다 직장상사로부터 지시받은 업무가 훨씬 더 많다는 것입니다. 하던일도 직장 상사로부터 지시받은 업무이고, 새로 끼어들어오는 일도 직장 상사로부터 지시받는 업무가 많죠. (제가 그 위치까지 가보지는 못했지만, 전문 경영인이라고 업무가 끼어드는건 크게 다르지 않으리라 생각합니다.) 

 

  이러한 경우에, 직장 상사에게 업무의 우선순위를 조정받을 필요가 있습니다. "현재 진행중인 업무는 ~~~가 있고, 기한이 ~~까지 입니다. 말씀하신 업무를 수행하면 기존 수행중인 ~~ 업무는 기한이 늦어질 것으로 생각됩니다. 어떤 업무가 더 중요한 업무인가요?" 라는 질문이 필요합니다. 

 

  위와 같은 질문을 해야하는 이유는, 직장상사는 부하직원에게 할당한 업무를 모두 기억하고 있지 않기 때문입니다. (상사입장에서는 그 일이 무사하게 완료되는 것이 중요하지, 그 일을 누가 맡았는지는 중요하지 않습니다.) 그렇기 때문에 ~~일이 있고, 기한이 언제라는 말을 하면서 그 일이 얼만큼 중요한 일인지 판단받을 필요가 있습니다. 

 

  즉, 위와 같은 말을 하려면, 현재 자신이 하고 있는 업무가 무엇인지, 언제까지 완료되어야 하는지를 잘 알고 있어야 위와같은 질문이 가능해 집니다. 언제나 추가 업무는 갑자기 발생하기 때문이죠. (직장상가가 2~3일뒤에 일을하나 줄거야. 라고 말하는 직장상사 보신분 있으신가요? ;;) 그렇기 때문에, 언제 발생할지 모를 일에 대비하여 자신이 진행하고 있는 업무와 기한을 기억해 두시는 것이 좋습니다. 

 

 

 

5. 마무리

 

이상으로 업무 생산성 향상을 위한 우선순위 설정방법: 아이젠하우어 매트릭스 (Eisenhower Matrix)에 대한 이야기를 마치도록 하겠습니다.

 

 

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제 글 읽어주셔서 감사드립니다. 

 

터미널 배상

 

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