안녕하세요. 터미널 입니다.
오늘은 [일잘러] 이메일 참조 요령 (누가 참조자로 들어가야하지?)에 대한 이야기를 하겠습니다.
1. 이메일: 직장인 필수 커뮤니케이션 도구
과거 우편시스템이 전산화 됨에 따라서 매우 저렴한 비용으로 상대방에게 메시지를 보낼 수 있게 되었습니다. 해외로 우편물을 발송한다고 가정했을 때 시간과 비용을 생각한다면 눈부신 발전을 한 것이죠. 요즘은 개인별로 지급되기도하고, 기록보관용으로도 활용할 수 있어 이메일은 직장인 필수 커뮤니케이션 도구로 자리잡았습니다.
2. 이메일은 누구에게 보낼수 있나?: 업무와 관련된 모든 사람
당연한 말씀을 먼저드리면, 업무상 이용하는 이메일은 업무와 관련된 모든 사람에게 보낼 수 있습니다. 크게는 회사 내부와 회사 외부로 구분할 수 있습니다. 위 그림을 보면 외부는 간단한데에 비하여 내부는 보낼 사람을 세분화해 놓을 것을 알 수 있습니다. 어차피 업무와 관련된 모두에게 보낼 수 있는데, 저는 회사 내부 인물을 굳이 세분화해 놓은 이유가 뭘까요? 바로 이메일 기능중 하나인 참조 때문입니다.
3. 수신? 참조? 무엇에 쓰는 물건인고?
대부분 (사실 거의 모든) 이메일 시스템에는 수신과 참조가 존재합니다. 수신과 참조가 있다면 분명히 그 쓰임이 있을터. 수신과 참조의 차이를 간략히 정리해 보았습니다.
- 수신: 실제로 해당 메일을 받고 행동을 취해야 할 사람.
- 참조: 실제 행동을 하지는 않지만, 해당 이메일 업무와 관련하여 해당 사실을 알고 있어야할 사람.
수신과 참조는 기능상 동일한 역할 (동일한 메일 내용을 발송)을 하지만, 일이라는 것은 결국 사람이 하는 것이므로 이메일을 받는 사람이 취해야할 행동을 판단하기 위하여 만들어진 것이라고 이해하시면 될듯 합니다.
4. Case 1. 외부인에게 이메일 보낼 때: 팀장 참조 필수
외부에 이메일을 보낼 때는 직속 상급자 (팀장)를 참조에 넣어야 업무에 대한 책임을 회피(?)할 수 있게 되므로 외부에 이메일을 보낼 때는 팀장을 참조로 넣는 것을 추천드립니다. (사실 말이 추천이지 강제사항에 가깝다고 볼 수 있습니다.) 나와 팀장 사이에 중간 관리자가 또 있다면 그 사람도 참조에 넣어야 겠지요.
예를 들면 나는 대리이고, 같은팀 과장으로 부터 해당 업무를 지시받아 외부에 이메일을 보내야 하는 상황이라면 수신자에는 외부인, 참조에는 같은팀 과장과 같은팀 팀장이 참조로 넣는 것이 좋습니다. 다만 같은 부서 팀장이 과장급 직원에게 권한을 위임했다면 과장급 직원에게 팀장을 참조로 넣어야 할지를 물어보고 진행하는 것이 좋습니다. 팀장을 참조에 넣는 것이 당연하지만, 몇몇의 팀장은 자신이 참조되는 것을 원하지 않을 수도 있기 때문입니다. (그런데 팀장을 참조에 넣지 않아서 혼나는 경우는 있어도 팀장을 참조에 넣어서 혼나는 경우는 아직까지 본 적이 없습니다.)
그럼 부장은? 이사는? 사장은? 이런 질문이 나올 수 있는데, 기본적으로 팀장까지 참조로 넣으면 큰 문제는 없습니다. 다만, 큰금액의 거래건등 중요한 이메일이라고 생각되면, 그냥 팀장에게 물어보면 됩니다. 이 이메일은 부장님/사장님을 참조로 넣어야 할까요? 하고요. 대부분의 경우에는 팀장이 답변을 줄겁니다.
5. Case 2. 타부서 상급자에게 이메일을 보낼 때: 팀장 참조 필수
일단 같은팀이 아닌 다른팀으로 이메일을 보낼 때에도 팀장은 필수로 참조에 들어간다고 생각하시면 됩니다. (팀장은 팀에서 진행되는 모든 업무를 파악하고 있을 필요가 있기 때문입니다.) 위에 그려진 실선 화살표는 누구를 수신자로 할지에 대한 방향이고, 점선 화살표는 누구를 참조로 하여야 할지를 좀더 쉽게 설명하기 위해 넣었습니다.
타부서 상급자에게 메일을 보낼 때, 같은 팀 팀장이 참조로 들어가 있다는 것은, 해당 메일과 관련된 권한과 책임은 우리팀 팀장에게 있고, 이를 제가 허가 받아 팀장을 대신하여 해당 메일을 보내는 것입니다. 라는 의미를 가집니다.
6. Case 3.타부서 동급자 (또는 실무자) 에게 이메일을 보낼 때: 우리팀 팀장, 상대팀 팀장 참조 필수
업무상 다른팀 실무자에게 이메일을 보내는 경우는 빈번하게 일어납니다. 이 때 우리팀 팀장을 참조로 넣는 것은 위에 설명드린바와 같이 팀장에게 업무의 책임과 권한이 있기 때문이고, 다른팀 팀장을 참조로 넣는 이유는 타부서 인력 운용의 권한과 책임이 타부서 팀장에게 있기 때문입니다.
타부서 실무자에게 이메일을 보낼 때 타부서 상급자를 참조로 넣을 때의 의미는 '우리팀에서 그쪽 팀의 인력을 사용하기를 원합니다. 이를 허가해 주세요.'라는 의미를 가집니다. 만약 타부서 상급자 (팀장)이 2~3일이 지나도록 별다른 이메일을 보내지 않는다면 해당 업무를 승인 했다고 생각하셔도 됩니다.
7. Case 4.타부서 하급자에게 이메일을 보낼 때: 우리팀 팀장, 상대팀 팀장 참조 필수
이 경우에도 마찬가지로 우리팀 팀장과 상대팀 팀장을 모두 참조로 넣습니다. 그리고 팀장과 수신인 사이에 중간 관리자가 있다면 해당 중간관리자도 함께 참조로 넣으시면 됩니다. 팀장과 수신인 사이에 누가 있는지를 확인하기 위해서는 회사내 조직도를 참고하시면 될듯 합니다.
7. 마무리
이상으로 [일잘러] 이메일 참조 요령 (누가 참조자로 들어가야하지?)에 대한 이야기를 마치겠습니다.
제 글 읽어주셔서 감사드립니다.
터미널 배상
'일잘러' 카테고리의 다른 글
| [일잘러] 업무 생산성 향상을 위한 업무 우선순위 설정 방법 (아이젠하우어 메트릭스) (0) | 2023.06.18 |
|---|---|
| [일잘러] 업무 생산성 향상을 위한 목표설정 방법: OKR (목표-핵심결과) (0) | 2023.06.12 |
| [일잘러] 업무 생산성 향상을 위한 목표설정: KPI (0) | 2023.06.11 |
| [일잘러] 업무 생산성을 높이는 SMART 목표 설정하기 (0) | 2023.06.08 |
| [일잘러] 업무 생산성 향상을 위한 팀장 지침 9가지 (연구개발부서) (0) | 2023.06.04 |