혁신법 연구비 관리 04 - 재료비 관리 요령

정부 R&D 사업/연구비 정산

혁신법 연구비 관리 04 - 재료비 관리 요령

RnD터미널 2023. 3. 30. 14:08

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안녕하세요. 터미널입니다.

오늘은 혁신법 연구비 관리 04 - 재료비 처리 요령에 대해 말씀드리겠습니다.

1. 연구재료비란?

연구수행을 위해 사용되는 시약·재료를 구입하기 위해 사용하는 비용이 연구 재료비 입니다. 국가연구개발사업 연구개발비 사용기준에서는 아래와 같이 정의하고 있습니다.

제9조(연구재료비 사용용도) 제5조제1항에 따른 연구재료비의 사용용도는 다음 각 호와 같다.
1. 연구재료 구입비: 시약ㆍ재료 구입비 및 관련 부대비용
2. 연구개발과제 관리비: 연구개발과제 수행을 위하여 필요한 관리시스템 등의 운영비
3. 연구재료 제작비: 시험제품ㆍ시험설비 제작(자체제작과 외부제작을 모두 포함한다)비용

연구재료비에 시험제품·시험설비 제작비용까지 연구재료비에 포함시킬 수 있네요. 시험제품 제작할 때는 보통 외주를 통해 제작되는 경우가 많은데, 이 경우에는 주관부처 간사님 또는 회계법인에 질의한 뒤 문제가 없다고 판단 받으신 뒤 시험제품·시험설비 제작을 시작하시는 것을 추천드립니다.

2. 연구재료의 판단기준?

시약의 경우 연구재료비로 처리하는데 문제가 발생하는 일은 극히 드물지만, 가끔, 이것이 재료인가 아니면 장비인가?를 판단하는데 있어서 모호한 부분이 발생할 수 있습니다. 이럴 때는 아래 두가지 기준에 따라 일차 판단을 내리신 뒤, 여전히 판단이 모호할 경우 간사님 또는 회계법인 질의 후 집행하시면 됩니다.

해당 물품이 시간이 지나면서 가치가 하락하는가?
가치 하락이 거의 없더라도 어떤 목적을 달성하기 위해 시스템의 일부로 이용되는가?

2.1. 해당 물품이 시간이 지나면서 가치가 하락하는가?

시약 (Merck 등에서 구입하는 것들)은 구매 후 연구수행을 위해 사용되고, 사용하고 난 뒤에는 내용물이 사라지기 때문에 연구재료비로 판단됩니다. 예를 들어 연구수행을 위해 NaCl 수용액을 만들어야할 경우, NaCl을 구입하면 연구재료비로 판단 받습니다. NaCl 수용액을 만들기 위해 사용한 NaCl을 다시 회수하는 경우는 거의 없기 때문이죠. (회수 비용이 더 들어갈겁니다.)

세포 배양을 위해 사용되는 플라스틱 재질의 petri dish 도 연구재료비에 포함됩니다. (쓰고나서 씻어서 쓸 수는 있지만 보통은 오염의 문제 때문에 재사용하지 않습니다.) 가끔 유리로 된 petri dish를 연구재료비로 처리하는 경우도 있는데, 이 또한 연구재료비로 볼 수 있습니다. 일단 가격이 비싸지 않고, 초자류 (유리제품)는 깨질 가능성이 있기 때문이죠.

주의: 실험용 마스크, 와이퍼 (킴와이프스 제품들), 실험용 1회용 고무장갑 (라텍스 고무장갑)은 연구환경유지를 위한 비품이므로 연구환경유지비용으로 집행해야 합니다.

(예전에 학교에 있을 때 라텍스 고무장갑을 재료비로 신청했더니 연구환경유비지용으로 처리하라는 답변을 받은 적이 있습니다. ;;)

2.2. 어떤 목적을 달성하기 위해 시스템의 일부로 이용되는가?

사실 시약이나 초자류의 재료비 집행은 어렵지 않은데, 그 이외의 연구 재료 물품은 논란(?)의 여지가 있습니다. 아래 정부연구개발비 사용 Q&A를 잠시 보시죠.

서버용 메모리 집행관련 질문과 답변 (출처: 청부연구개발비 사용 Q&A 사례)

요즘 핫하다는 DNA (Data, Network, AI) 분야 연구에는 서버가 필수적으로 사용되어야 할 것으로 생각됩니다. ~~(저는 의료기기 파트에서 일하다 보니 정확하지는 않습니다. ㅠㅠ)~~ 연구수행을 위해서 메모리 증설이 필요한 상황인데.. 답변은 역시나 녹음기..네요.. ;;;

서버에 사용되는 메모리는 컴퓨팅을 위해 시스템의 일부로 사용되기 때문에 연구재료비로 볼 수도 있지만, 메모리 자체가 범용성 특성을 가지다보니 발생하는 문제로 보입니다. 이 때가 바로 간사님 또는 회계법인 질의가 필요한 경우입니다.

제가 위 상황이라면 간사님 또는 회계법인에 질의할 것이고, 현재 보유중인 시스템에서는 원하는 연구를 수행할 수 없다는 것을 증거로 만들어서 (연구를 수행 할 때 Out of memory 같은 메시지 같은거를 캡쳐해서) 그것을 기반으로 질의할 것입니다. 간사님이나 회계법인 담당자도 사람인지라, 상황에 맞게 판단해 주실 것이라 믿습니다. 만약에 안된다면... 읍!읍!

다른 예로, 화학/바이오 분야에 많이 사용되는 pH 미터가 있습니다.

위 그림에 제시된 pH미터를 세트(?) - pH 출력부까지 함께 구매 했고, 어느 시스템의 일부로 사용되지 않았다면 해당 물품은 연구장비비로 처리해야 합니다. (예전에 다른 연구실에서 pH 미터를 구매했다가 장비로 분류되어 pH 미터 구매 비용이 환수 된 적이 있습니다.)

연구장비비로 처리할 때에는 사업계획서 변경 및 협약이 필요할 수도 있으니 구매전 간사님 또는 회계법인 질의를 꼭 해보시는것을 권장드립니다.

위 pH미터 이외에 아래 그림처럼 생긴 pH 미터도 있습니다.

위 그림처럼 생긴 pH 미터를 어떤 시스템의 일부에 포함시켜서 pH 측정을 하지만, 해당 시스템 이외의 방법으로 사용될 수 없다면, 재료비로 인정 받을 수 있습니다. pH 미터 자체는 범용성을 띄지만, 어떤 시스템 내부에 포함되어 시스템 내 특정 목적으로만 사용되고 다른 용도로는 사용할 수 없기 때문이죠. 다만 추후 회계감사시에 문제가 될 수도 있으므로, 해당 물품이 연구달성 목적으로만 사용되고, 다른 범용적인 부분에는 활용되지 않는 다는 자료 (사진, 보고서 등)를 준비해 두시는 것이 좋습니다.

3. 연구재료비 구매 한도?

연구재료비를 구매하는데 있어 한도는 정해놓고 있지는 않습니다. 학교 (산학협력단)의 경우에는 일정금액 (예를 들면 부가세포함 합계금액 300만원 이상)이상의 물품을 구매하는 경우 중앙구매를 통해 구매토록 하는 자체 규정이 있어 해당 규정을 통해 구매하면 됩니다. 다만 중앙구매 특성상 구매의 투명성을 보장하기 위해 입찰 방식으로 진행되는 경우가 많아 짧게는 2주에서 길면 2~3개월까지 걸리는 경우도 있습니다.

연구가 매려워 (?) 내일 당장 고가의 시약을 사야하는 상황에서 중앙구매는 큰 걸림돌이 됩니다. (산단에 백날 전화해 봐야 어쩔 수 없다는 앵무새 답변만 받게 될 겁니다.) 공정하고 투명한 절차를 위해서는 중앙구매 (입찰) 시스템이 필요하다는 것을 공감하지만, 연구하는 입장에서 보면 연구비 떼먹는(?) 것도 아닌데 행정절차만 늘어나서 수령 시기만 늦춘다는 핀잔을 듣기도 하죠.

어쨌든 구매금액의 절차가 있는 기관이라면 그 절차에 따라 구매해야합니다. 지금도 여전히 유효한지는 모르지만, 중소벤처기업부 과제중에 재료비가 1,000만원 이상의 물품을 구매하는 경우에는 물품구매 계획서를 제출하라는 사업도 있었습니다. 그런 제품이 있기는 할까 싶었는데, 연구중에 찾아봤던 백금 반죽 (Pt paste) 1kg 는 1,000만원이 넘기도 했었습니다. (시그마 알드리치 (이제는 머크로 통합되었죠? ;;) 에서 파는 Pt paste는 20 g에 323,100원 이네요.. 1kg 산다고하면 16,155,000원 (부가세 별도) 입니다. ;;)

해당 공고문등을 꼼꼼히 살펴보고 재료비 집행하시는 것이 좋습니다. (단일 품목 1,000만원 이상이라면 계약서도 구비하시는게 좋을듯 합니다.)

4. 연구재료비 구매 간격?

이게 무슨 말인가 싶으실 수도 있는데, 정산을 몇달이상 해보신 분이라면 아마 아시는 분들도 꽤 될것으로 생각됩니다. 급하게 물품 주문해서 연구해야하는데 물품을 사고나서 다음 물품을 사기위해 기다려야한다고?라고 생각하실 수도 있습니다. 사실 연구재료비를 구매하는 간격에 대해서는 그 어디에도 나와 있지 않습니다. 연구재료비 구매 간격은 동일업체와 지속적으로 거래 시 신경써야할 부분입니다.

일반적으로 학교든 기업이든 거래하던 곳에서 거래하려고 합니다. (편하기 때문이죠.) 그렇다 보니 동일업체와 자주 거래하게되는데, 너무 짧은 간격으로 연구물품을 주문하면 의심 (유착관계 형성)을 살 수 있습니다. 사실은 그렇지 않은데도 말이죠.

의심 관계라는 것은 예를 들면 이런상황을 말합니다. 재료비 300만원 이상 구매시 중앙구매를 통해 구매토록 규정이 되어 있는데, 동일업체에서 297만원씩 2일 간격으로 4회 거래가 발생하였다고 가정해 봅시다. 음.. 뭔가 이상하지 않나요? (대체 뭐를 사길래 2일 간격으로 300만원씩 쓰는 연구가 있지? (실제로는 있을 수도 있습니다. ;;)) 이런 경우에는 산단 내지는 회계법인의 의심을 살 수 있습니다. (저라도 의심됩니다. ;;)

위와같은 오해를 막기 위해서 필요한 물품을 미리 계획하여, 시간 간격을 두고 (개인적으로는 9일 이상의 간격) 주문하시는 것을 추천드립니다. 연구재료비 구매 간격은 다른 업체간에는 적용되지 않으므로 연구 물품이 많이 필요한 경우 여러업체에 나눠서 구매하는 것도 하나의 방법이 될 수 있습니다. (예를 들어서 오늘은 A시약을 가업체에, 내일은 B 시약을 나업체에 주문하는 식으로 말이죠.)

5. 연구재료비 처리시 구비해야할 서류

정부 R&D 사업의 사업비를 집행할 때는 그 투명성이 보장되어야 합니다. (정부 비 R&D 사업도 마찬가지 입니다.) 우리가 연구수행을 위해서 이 물품을 정말로 샀어. 를 증명해야하죠. 그러나 정부 관계자 분들은 매우 바쁘기 때문에 일일히 확인할 수 없습니다. 그래서 서류로 대체하게 되죠. 증빙자료는 아래와 같습니다.

카드매출전표 또는 계좌이체 증명 (세금계산서 또는 지로영수증 첨부)
거래명세서
구매의뢰서 (연구개발과제와의 직접적인 관련성을 포함하여 작성)
외자구매(국외 수입)일 경우 수입신고 서류. 단, 관세법상 수입신고가 필요없는 물품인 경우에는 배달증명자료
시험제품･시험설비의 내부제작의 경우, 재료비의 소요내역서를 구체적으로 기술하여 첨부
외부제작을 의뢰한 경우 견적서 및 세금계산서 구비
계약서 작성에 의해 거래된 경우 계약서
검수(설치)완료 확인서

위에 말씀드린 자료중 굵은색 글씨 (카드매출전표 또는 (전자)세금계산서, 거래명세서, 검수(설치)완료 확인서)는 연구재료비 처리시 필수 서류 이므로, 반드시 구비해 두셔야 합니다. 그리고 검수(설치)완료 확인서에는 사진을 포함시켜야 합니다.

아울러, 재료비의 금액이 큰 경우에는 계약서를 작성하시는 것이 좋습니다.

아래는 인터넷에서 찾은 건양대학교 검수 확인서 입니다. 해당 양식을 상황에 맞게 적절히 변형하여 사용하시면 될듯 합니다.

[ 연구서식 > ] (konyang.ac.kr)

[ 연구서식 > ]

물품 인수(검수) 확인서_재량구매용 글의 상세내용 『 물품 인수(검수) 확인서_재량구매용 』글의 상세내용을 확인하는 표로 제목, 부서명, 등록일, 조회, 첨부, 내용으로 나뉘어 설명합니다.

www.konyang.ac.kr

이상으로 혁신법 연구비 관리 04 - 재료비 처리 요령에 대해 알아 보았습니다.

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감사합니다.

터미널 배상

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