안녕하세요. 터미널 입니다.
오늘은 혁신법 연구비 관리 10 - 연구활동비: 국제 학회참가에 대해 이야기 하겠습니다.
1. 국제 학회
국제학회는 세계 사람들이 참가하는 학회를 말합니다. 국제학회는 해외에서 열리는 경우가 많은데, 가끔 한국에서 열리기도 합니다. (외국인들 입장에서 보면 한국도 해외니까요.. ....) 하지만 해외에서 열리는 국제학회가 더 많으니 (반드시!) 잘 찾아서 참가하시면 됩니다.
2. 국제 학회 참가를 위해 준비해야할 사항
사실 국제학회라고해서 다른 것은 많지 않습니다. 장소가 해외이고 외국인이 더 많을 뿐이죠. (그런데 그게 좀 큽니다.) 해회학회를 참가하기 위해서는 아래와 같은 것들이 필요합니다.
- 연구내용 (포스터 또는 구두발표 내용)
- 여권 (미국 방문시 VISA 필요)
- Boarding pass
- 해외에서 사용가능한 신용카드
- (선택) Data USIM + USIM 교체용 핀
영어에도 굴하지 않는 정신력
국내 학회 참가시에는 연구내용이 선택 (이라고 쓰고 필수라고 읽는다.) 이지만, 국제학회의 경우 그냥 필수 사항입니다. 좀더 명확하게는 연구계획서 상 해외 학회참가가 계획이 되어 있으면 연구내용 없이 국제 학회 참석이 가능하지만, 그런 경우는 많지 않습니다. (그냥 연구내용은 필수적으로 요구된다고 생각하시면 됩니다.)
해외 방문이기 때문에 여권은 필수 입니다. 미국에서 열리는 학회를 참가할 경우 전자여권을 받고 미국비자면제프로그램(ESTA)을 신청해서 승인되면 된다고 하는데, 미국으로 가실 경우 출국전에 미국 입국이 가능한지 (비자 이슈) 반드시 체크해 보시기 바랍니다.
회사 직원 중 한명이 여행사를 통해 미국 방문을 신청했었는데, 비자신청이 안되어 있다는 사실을 출국하는 날 인천공항에서 알게되어서 인천공항에서 부랴부랴 ESTA 신청했다고 이야기 들었습니다. 다행히도 비행기 타고 미국으로 가능동안에 ESTA 승인이 되어서 무사히 미국에 입국할 수 있었다고 합니다. (출국 당일날 인천공항에서 ESTA 신청하면 된다는 이야기가 아닙니다. ESTA 승인이 늦어지면 미국 입국이 거절될 수 있습니다. )
전자여권을 소지하신 분이라면 아래 링크를 클릭하여 미국비자면제프로그램(ESTA)에 대해 알아보시는 것도 좋습니다.
미국비자면제프로그램(ESTA) 안내 상세보기|여권·DHL긴급주상파울루 대한민국 총영사관 (mofa.go.kr)
미국비자면제프로그램(ESTA) 안내 상세보기|여권·DHL긴급주상파울루 대한민국 총영사관
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overseas.mofa.go.kr
예전에는 해외에서 신용카드 사용이 쉽지 않았고, 수수료가 비싸서 잘 사용하지 않았는데, 요즘은 해외결제 수수료가 거의 없는 신용카드들도 생겨나고, 신용카드 결제 시스템도 잘 구축되어 있어 해외에서 신용카드 사용도 고려해볼만 합니다. (다만 출장지 신용카드 사용 여부확인은 필요합니다.)
Data USIM은 필수 사항은 아니지만, 있으면 여러모로 편리하므로 Data USIM을 준비하시는 것이 좋으며, USIM 교체용 핀도 준비해 두시면 좋습니다. 해외에 방문해서 해당 공항에서 Data USIM을 구매했는데 USIM 교체용 핀이 없다면 정말로 난감합니다.
3. 부실학회 스크리닝
부실학회 스크리닝은 굉장히 중요합니다. 부실학회에 참석할 경우 학회참석이 인정되지 않아 학회 참가비와 출장비가 환수되기 때문이죠. 저도 연구실에 있을 때 후배가 부실학회에 참석했다는 의심(?)을 받아 갖은 서류를 준비한 적이 있습니다. (심지어 그 학회를 다녀왔던 후배는 졸업한 상태였습니다.)
부실학회인지 아닌지는 아래 표시된 건전학술활동지원시스템에 접속하여 해당 학회가 부실학회인지 아닌지 확인해 볼 수 있습니다.
건전학술활동지원시스템
건전학술활동지원시스템 건전학술활동지원시스템은 전 세계적으로 급증하고 있는 부실학술활동에 대응하여 국내 연구자들이 투명하고 건전한 연구 문화와 학술출판활동을 수행할 수 있도록
safe.koar.kr
위 사이트를 클릭하면 아래와 같은 화면이 나오며, 페이지 우측 하단을 보면 부실 학술행사와 데이터 공개 메뉴가 있습니다.
위 사이트에서 부실 학술행사 메뉴를 클릭하면 아래와 같은 부실 학술행사 정의 및 특징과 부실 학술행사 체크리스트를 확인할 수 있습니다.
데이터 공개 메뉴를 클릭하면 게시판이 나타나며, 의심 학술행사 목록을 보실 수 있습니다.
2018년 ~ 2022년 의심 학술행사 목록을 다운로드 받아 참가하려고 하는 학술행사와 일치하는 학회가 있는지 확인해 보시면 부실 학회 참가의 위험성을 줄일 수 있을 것으로 생각됩니다. (2페이지에 들어가면 의심 학술행사 목록 (2018 및 2019) 다운로드가 가능합니다.)
부실학회 스크리닝을 통해 우량(?) 학회 참가를 하시길 기원합니다~!
4. 출장비 산정과 구비서류
출장비 산정은 국내학회 출장비 산정과 유사하게 진행하시면 됩니다. 다만, 내부 규정에 출장 전후 1일 추가가 가능하다면 추가하시는 것이 (출장자에게) 좋습니다. 그리고 해외 출장의 경우 일반적으로 달러기준으로 지급하면 되는데, 환율이라는 것이 그 때 그 때 달라서 신청일 (출발 전에 출장비를 지급받는 경우)의 환율 또는 출발일 (출장 후 출장비를 지급받는 경우)의 환율자료를 구비하시는 것이 좋습니다.
아래는 해외에서 열리는 국제학회 참가시 필요한 구비서류 입니다.
| 연번 | 항목 | 구비서류 |
| 1 | 학회 참가비 | ① 매출전표 또는 세금계산서 ② 거래명세서 또는 영수증 (성명 기재된것이 좋음) |
| 2 | 출장비 | ① 출장 신청서, 출장 복명서 (또는 출장 보고서) ② 운임관련 서류 (Boarding pass (왕복), 매출전표, 거래명세서) ③ 학회 초록집 첫장 ④ 초록집 중 발표관련 부분 (관련부분 표시 필요) ⑤ 발표논문 초록 및 발표자료 ⑥ 달러 환율정보 (신청일 (출발전) 또는 출발일 (귀국 후)) ⑦ (선택) 네임태그 ⑧ (선택) 학회참가 사진 ⑨ (선택) 여권 스캔본 (개인정보, 출국 날인 및 입국 날인 페이지) |
최근에는 개인정보 보호를 위해서 여권 스캔본은 첨부하지 않는 방향으로 변화하고 있는데, 혹시모르니 준비해 두고, 요청시 제출하는 것이 좋지 않을까 생각합니다.
이상으로 혁신법 연구비 관리 10 - 연구활동비: 국제 학회참가에 대한 이야기를 마치도록 하겠습니다.
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