안녕하세요. 터미널 입니다.
오늘은 정부 R&D 사업을 통해 얻어진 연구결과 발표 - 국내 학회에 대하여 이야기 하겠습니다.
1. 학회란?
위키피디아에 학회에 대해서 잘 정리되어 있어서 해당 내용을 가져와 봤습니다.
| 학회(學會)는 학문과 연구 종사자들이 각자의 연구 성과를 공개 발표하고 과학적인 타당성을 공개하여 검토 및 논의하는 자리이다. 동시에, 심사, 연구 발표회, 강연회, 학회지, 학술 저널 등의 연구성과 발표의 장을 제공하는 업무와 연구자 간의 교류 등의 역할도 담당 기관이기도 하다. 출처: 위키피디아 |
2. 학회 참가를 위해 구비되어야 하는 것들
학회참가를 위해서는 아래와 같은 것들이 필요합니다.
- (선택) 연구결과 (포스터 또는 구두 발표자료)
- 연회비, 학회 참가비, 출장비 (국내여비)
2.1. 연구결과 (슬라이드 제작비)
사실, 연구결과는 딱히 없다고 하더라도 기술정보 수집의 목적으로 학회에 참가할 수는 있습니다. (지도 교수님이 보내주지 않을 뿐이죠.) 다만, 포스터 발표든, 구두발표든 연구과제 성과 (미비할지라도)로 잡히기 때문에 가급적 연구결과를 가지고 학회에 참가하시는 것을 추천드립니다.
학회 가보면 가끔 A4용지에 출력해서 붙이는 연구실도 있는데 (예전에 저희 연구실도 그랬습니다.) 정부 R&D 사업 연구활동비 - 슬라이드 제작비에서 포스터 출력비용을 사용할 수 있습니다. (매출전표와 거래명세서를 구비하시면 됩니다.)
2.2. 연회비
드디어, 혁신법이 개정되면서 학회연회비도 정부 R&D 연구비에서 집행할 수 있게 되었습니다. 매출전표 (또는 세금계산서)와 거래명세서 (또는 영수증)을 구비하시면 됩니다.
2.3. 학회 참가비
학회 참가비는 연구활동비 내 연구인력지원비 - 학회 및 세미나 참가비 항목으로 집행 가능합니다. 매출전표 (또는 세금계산서) 와 거래명세서 (또는 영수증)을 구비하시면 됩니다.
2.4. 출장비 (국내여비)
대학의 경우 여비규정이 마련되어 있어 해당 규정을 따라 신청하시면 됩니다. 기업의 경우 여비규정이 마련되어 있는 기업도 있고, 여비규정이 마련되어 있지 않은 경우도 있는데, 가급적이면 여비규정을 마련해 두는 것이 좋습니다.
아래는 어느 유명 대학교 (응답하라 1994의 배경이 되는 학교입니다.) 의 여비규정인데, 해당 내용을 참고하셔서 적당히 만드시는 것도 괜찮을듯 합니다. (참고로 좌측의 여비규정 이 두번 나오는내 아래 여비규정을 클릭해야 여비규정에 관한 내용이 나옵니다.)
아래는 어느 유명 대학교의 여비규정 별표 입니다.
출장비 신청의 경우 출장 신청 전에 하는 것이 원칙이나, 출장 이후에 지급하는 것도 가능합니다.
3. 출장비 산정
출장은 보통 n박 n+1일로 가게 됩니다. 위를 예시로 하여, 제6호 직원이 3박 4일로 출장을 가게될 경우를 가정해 보겠습니다.
교통비: 실비
일비: 30,000원 X 4일 = 120,000원
식비: 35,000원 X 4일 = 140,000원
숙박비: 85,000원 X 3일 = 255,000원 (어느 유명 대학교의 제6조 2항 할인 정액 (실비 상한액의 100분의 85) 적용))
총 515,000원의 출장비를 지급받을 수 있습니다.
아래는 출장비 관련 몇몇 Q&A 입니다.
| Q. 학회가 수요일에 시작해서 금요일에 끝납니다. 화요일에 출발해서 일요일에 돌아와도 되나요? |
| A. 가능합니다. 다만, 출장비는 학회기간인 수요일 ~ 금요일에 해당하는 2박 3일에 해당하는 출장비를 신청하여야 합니다. 학회 일정을 벗어나는 화요일, 토요일, 일요일에 해당하는 출장비를 신청해선 안됩니다. 단, 내부 여비 규정에 출장 전/후 1일씩 추가할 수 있는 경우에는 최대 4박 5일 (화요일 ~ 토요일)의 출장비를 신청할 수 있습니다. (화요일 출발, 일요일 도착에 대해서는 연구책임자 (또는 지도교수님)와 사전협의가 필요하겠죠?) |
| Q. 출장비를 현금으로 지급 받았습니다. 숙박비를 조금 줄여서 식비로 사용해도 되나요? |
| A. 가능합니다. 다만, 이 경우 숙박비를 현금으로 지급받아야 합니다. (실비로 정산할 경우 탄력적 운용 자체가 불가능하기 때문입니다.) 이외에도 일비와 식비를 탄력적으로 운용하는 것도 가능합니다. (현금 지급 후, 정산하지 아니하기 때문입니다.) |
4. 학회 참가시 구비되어야 하는 서류들
학회 참가시 구비되어야하는 서류들을 정리해 보았습니다.
| 연번 | 항목 | 구비서류 |
| 1 | 연회비 | ① 매출전표 또는 세금계산서 ② 거래명세서 또는 영수증 (성명 기재된것이 좋음) |
| 2 | 학회 참가비 | ① 매출전표 또는 세금계산서 ② 거래명세서 또는 영수증 (성명 기재된것이 좋음) |
| 3 | 출장비 | ① 출장 신청서, 출장 복명서 (또는 출장 보고서) ② 운임관련 서류 (KTX 열차표 (왕복) 등) ③ 학회 초록집 첫장 ④ (해당시) 초록집 중 발표관련 부분 (관련부분 표시 필요) ⑤ (해당시) 발표논문 초록 및 발표자료 ⑥ (선택) 출장지에서 사용한 영수증 ⑦ (선택) 네임태그 ⑧ (선택) 학회참가 사진 |
학회를 다녀오면 챙겨야할 서류들이 꽤 많습니다. 연회비나 학회 참가비 (사전 등록의 경우)는 사전에 준비가 가능하지만 출장비는 챙겨야할 서류가 제법 됩니다. 비영리기관의 경우 출장비 서류 중 ① ~ ③ 정도만 구비해 두면 큰 문제가 없는데 (학회에서 발표한 경우에는 ① ~ ⑤ 까지 준비해 두시면 됩니다.) 영리기관의 경우 담당 회계법인에서 까다롭게 굴 수 있습니다. (실제로 가지 않고 출장비를 꿀꺽(?)하는 것을 의심할 수 있기 때문입니다.)
실제로 제가 회사 다니면서 학회 참가를 한 적이 있었는데, 출장지에서 사용한 영수증, 네임테그를 출장 완료 후 6개월이 지난 시점에서 요구해서 난감한 적이 있었습니다. 그리고 혹시 모르니 학회 참가 사진도 찍어두어 준비를 해두면 좋을 듯 합니다.
이상으로 정부 R&D 사업을 통해 얻어진 연구결과 발표 - 국내 학회와 관련된 연구비 관리 요령에 대한 이야기를 마치도록 하겠습니다.
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