안녕하세요. 터미널입니다.
오늘은 혁신법 연구비 관리 12 - 연구실운영비 - 사무용품비에 대한 이야기를 하겠습니다.
1. 사무용품비란?
연구 수행시, 일반 사무에 필요한 (소모성) 물품을 구매하는데 필요한 비용입니다. 볼펜, 연필, 지우개, A4용지, 노트, 프린터 토너등이 여기에 포함됩니다. 아래 사무용품비로 집행 가능한 물품들에 대한 예시를 (붉은색 X 표시 제외) 나타냈습니다.
2. 사무용품비로 구매할 수 있는 것들
일반적인 문구점에서 판매하는 대부분의 물품 (일반 사무 목적)들을 구매할 수 있습니다. 연구에 주로 사용되는 A4용지나 프린터 토너도 사무용품비로 구매할 수 있습니다. 위에 언급한 볼펜, 연필, 지우개, A4용지, 노트, 연구노트, 프린터 토너를 포함해서, 파일철, 고무줄, 자석, 스템프, 링 바인더, 포스트 잇, 칼, 가위, 클립, 테이프, 자, 스테이플러, 펀치, 파일박스 등 사무와 연관이 있으면 인정 됩니다.
3. 사무용품비로 인정되지 않는 것들
문구점에서 파는 물품이라고 모든 물품이 인정되는 것은 아닙니다. 특히나 실험복을 문구점에서 판매한다고 구매하는 경우가 있는데, 연구활동을 위해 필요한 물품이기는 하지만, 실험복이 없다고 해서 일반 사무를 보는데 문제가 되는 것은 아니므로 실험복을 사무용품비로 처리해서는 안됩니다. (대학의 경우 연구실 운영비로 처리가 가능한지 산단에 문의 후 처리가 가능하다고 하면 실험복은 연구실 운영비로 처리하는 것이 올바르다고 생각합니다.)
당연한 이야기지만, 슬리퍼, 양말, 축구공등 일반 사무를 보는데 있어서 필요치 않은 물품을 구매할 경우, 정산 인정이 되지 않아 환수될 수 있으니, 이것이 연구와 관련이 있나? 일반 사무를 보는데 연관이 있나?를 생각해 보셔야 합니다.
컴퓨터 관련 범용성 물품 (USB 메모리, 마우스 패드, 메모리, SSD, HDD, 공유기, 프린터, 외장 DVD-RW)은 인정되지 쉽지 않으므로 피하시는 것이 좋습니다. (그냥 컴퓨터 관련 물품은 구매가 불가능하다라고 생각하시면 좋습니다.) 컴퓨터 파워케이블이나 HDMI 케이블 정도는 인정될 수도 있으나, 가급적 구매를 피하시는 것이 좋고, 정 필요하다면 산단 (대학) 또는 간사님 (또는 담당 회계법인)에 질의 하신 뒤 구매하시는 것이 좋습니다. (애매할 때는 간사님 연락이 가장 좋습니다.)
사무용 기기 (파쇄기, 제본기, 라벨 프린터 등)또한 사무용품비로 인정되지 않을 확률이 크기 때문에 집행을 피하는 것이 좋습니다. (필요하신 경우 간사님께 연락드리고 답변을 받은 뒤 집행하시는 것을 추천드립니다.)
4. 정산을 위한 마이크로 팁
4.1. 1회 구매시 100만원 미만, 2~3개월 간격 집행 추천
사무용품비 정산을 위해서는 기본적으로 매출전표 (또는 세금계산서)와 거래명세서가 있으면 되고, 1회 집행 한도나 간격등에 대해서는 정해놓고 있지 않습니다. 다만, 한번에 수백만원씩 일괄 구매하는 것은 피하시는 것이 좋습니다. (보통 몇천원 ~ 몇만원 짜리 사무용품인데 사무용품비를 한번에 몇백만원씩 결제하면 좀 이상하지 않나요?)
그리고 100만원 미만으로 거래를 하더라도 고가(?)의 소모품 (보통은 프린터 토너가 비쌉니다.)이 있지 않으면 50만원 미만이 적절하다고 생각됩니다. 그리고, 100만원 미만 이라고 하더라도 1주일 간격으로 5회씩 집행되면 충분히 의심을 살 수 있습니다. (한달 사이에 사무용품비로 500만원 가까이를 사용한 것이 되기 때문이죠)
개인적으로는 1회 구매시 100만원 미만 (프린터 토너가 포함될 경우), 그리고 2~3개월 간격으로 집행하는 것을 추천드립니다.
4.2. 필요한 물건 리스트를 작성하고, 일괄 구매 추천
가위 하나 사고 사무용품비 처리하고, 풀 하나 사고 사무용품비 처리하게되면 행정부담이 상당해 집니다. 이러한 경우에 필요한 물품을 엑셀파일들에 리스트로 적어 놓았다가 한번에 구매하면 행정 부담을 덜 수 있습니다. (한달에 한번 내지는 2주에 한번 정도 구매하면 적당하지 않을까 싶습니다.) 그리고 한번 구매할 때 조금 넉넉하게 구매하여 구매 간격을 늘리는 것도 하나의 방법이 될 수 있습니다.
거래의 편의성을 높이기 위해 외상 거래를 하는 것도 하나의 방법이 될 수 있습니다. 예를 들어 3월 3일에 가위 사고, 거래명세서 수령, 3월 5일에 풀 하나 사고 거래명세서 수령하는 식으로 구매시 마다 거래명세서를 받아 보관하여 두고, 3월 말에 일괄 집행하는 방법입니다. 다만, 이 방법은 아주 불가능한 방법은 아니나 권장하는 방법은 아닙니다.
가급적 필요할 때 가서 일괄 구매하는 것을 추천드리나, 연구를 하다보면 급하게 사무용품 (사무용품을 사지만, 연구에 사용되는 경우, 예를 들면 급하게 연구에 고무줄이 필요한 경우)이 필요해지는 경우도 발생하는 것을 알고 있기 때문에 정말 급할 때 응급으로 사용한 뒤, 이렇게 처리할 수도 있다. 정도로 생각해 주시면 좋습니다.
반대로, 번거롭다는 이유로 월 초에 사무용품비 사용 금액을 예상해서 선집행하고, 해당 달에 소진 하는 것은 불법이오니, 해당 방법은 반드시 피해 주시길 부탁드립니다.
4.3 과제 종료 1개월 전까지 (최소 보름 전까지) 사무용품비 집행 추천
원칙상으로 연구개발비는 과제 종료시 까지 사용가능합니다. 혁신법 적용 이후에는 예외적인 케이스 (최종보고서 제출을 위한 제본비, 위탁정산 수수료 등 (공고문에 기재되어 있거나, 간사님 확인(허용)에 한함)도 있긴 하나, 특별한 경우에만 해당되므로, 연구비는 과제 종료전 소진하는 것이 좋습니다.
그러나, 과제 종료일에 사무용품비를 500만원 지출하였다면, 이는 인정받을 수 있을까요? 제가 간사라면 인정하지 않을 겁니다. 사무용품 500만원 어치를 하루만에 모두 소진하는게 사실상 불가능 하기 때문입니다. 그래서 이와 같은 의심(?)을 피하고자 가급적 과제 종료 1개월 전까지 (늦어도 보름 전까지)만 사무용품비를 집행하는 것이 좋습니다.
위에서 말씀드리는 과제종료는 연차 종료가 아닌 과제 종료일을 말합니다. 3년짜리 과제를 수행하는데 2차년도 마감일이라면 문제없이 집행 가능합니다. (차년도에도 지속적으로 연구를 수행할 것이기 때문이죠.) 다만, 단계가 종료될 경우에는 마찬가지로 종료 1개월 전까지 사무용품비 집행을 추천드립니다. 보통은 단계가 종료되면 다음 단계를 계속 지원할지, 과제를 종료시킬 지 평가하기 때문입니다. (2단계로 못넘어 가는데 과제 종료일에 사무용품비 집행하면, 간사님에 따라서 환수할 지도 모릅니다.) 위와 같은 이유로 사무용품비는 가급적 과제종료 1개월 전까지 소진하는 것을 추천드립니다.
이상으로 혁신법 연구비 관리 12 - 연구실운영비 - 사무용품비에 대한 이야기를 마치겠습니다.
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